Polityka prywatności behoo

Wersja 2.2 · 8 października 2026 r.

1. Operator i kontakt

Operatorem usługi behoo jest BISHORN SERGII KRAVCHENKO, NIP 7471934674, adres: Kwiatowa 12, 49-330 Łosiów, Polska (dalej „Operator”).

Kontakt w sprawach usługi, danych, żądań osób, zgłoszeń warsztatów i incydentów: kontakt@behoo.eu. Jest to jedyny adres kontaktowy w tych sprawach.

2. Kogo dotyczy ten dokument i w jakiej roli działa Operator

behoo jest programem dla pracowni meblarskich. Role zależą od rodzaju danych:

1. Dane użytkowników i dane firmy warsztatu. Wobec danych właściciela konta, zaproszonych pracowników oraz danych firmy podanych przy rejestracji Operator jest administratorem danych.
2. Dane klientów warsztatu. Warsztat sam ustala, po co i jak przetwarza dane swoich klientów, więc jest ich administratorem. Operator przetwarza je w imieniu warsztatu jako podmiot przetwarzający, na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
3. Dane hurtowni i dostawców. Hurtownia, która zakłada w behoo własne konto, podaje dane firmy oraz dane osoby reprezentującej i osoby do zamówień. Wobec tych danych Operator jest administratorem danych.

Jeżeli Twoje dane wprowadził do behoo warsztat, który wykonuje dla Ciebie meble, to w sprawach tych danych zwróć się najpierw do tego warsztatu.

3. Jakie dane przetwarzamy

Konto użytkownika. Adres e-mail oraz imię i nazwisko otrzymane z Google przy logowaniu, przypisane uprawnienia, informacja o tym, do którego warsztatu należy konto i kto wysłał zaproszenie.

Dane firmy warsztatu. Obowiązkowe: NIP, nazwa, adres (ulica i numer, kod pocztowy, miejscowość), telefon, imię i nazwisko właściciela, adres e-mail do kontaktu i faktur. Nieobowiązkowe (jeżeli podano): forma prowadzenia działalności, REGON, KRS, adres strony internetowej, liczba pracowników. Z publicznych rejestrów mogą zostać pobrane: nazwa i adres oraz — jeżeli rejestr je udostępnia — rodzaje działalności (PKD). Jeżeli NIP nie został odnaleziony w rejestrze, przy koncie zapisujemy oznaczenie „NIP do sprawdzenia”.

Zaproszenia pracowników. Adres e-mail pracownika podany przez właściciela konta, zaznaczone uprawnienia do działów, data wysłania i ważności zaproszenia.

Konto hurtowni. Adres e-mail oraz imię otrzymane z Google przy logowaniu; dane firmy: NIP, nazwa, adres, telefon, adres e-mail do kontaktu, imię i nazwisko osoby reprezentującej firmę, nieobowiązkowo REGON i KRS; profil hurtowni: opis, rodzaje sprzedawanych towarów i usług, region dostaw, adres strony internetowej oraz imię, nazwisko, telefon i adres e-mail osoby wskazanej do przyjmowania zamówień; cennik wczytany przez hurtownię. Zapisujemy też datę i wersję zaakceptowanych dokumentów oraz zgodę na pokazywanie profilu pracowniom.

Czat zespołu i powiadomienia. Wiadomości, które użytkownicy warsztatu piszą do siebie w czacie, oraz — jeżeli użytkownik włączy powiadomienia w przeglądarce — techniczny adres powiadomień jego urządzenia.

Dane klientów warsztatu (w imieniu warsztatu). W zależności od tego, co wpisze warsztat: imię i nazwisko, adres realizacji, telefon, e-mail, opis sprawy, pomiary, projekt, wycena i zlecenie, historia obsługi, materiały robocze, pliki i zdjęcia, a także umowy, protokoły odbioru oraz dokumenty zakupowe.

4. Skąd mamy dane

• od Ciebie — gdy rejestrujesz warsztat i wpisujesz dane firmy;
• z Google — adres e-mail oraz imię i nazwisko, gdy logujesz się przyciskiem Google;
• z publicznych rejestrów przedsiębiorców i podatników — gdy sprawdzamy NIP: z wykazu podatników VAT prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, a w razie potrzeby z CEIDG, KRS lub REGON;
• od właściciela konta warsztatu — jeżeli jesteś pracownikiem, Twój adres e-mail podał nam właściciel konta, żeby wysłać zaproszenie;
• od warsztatu — dane jego klientów;
• od hurtowni — dane osoby do zamówień podaje hurtownia; robi to za wiedzą tej osoby.

Podanie danych firmy jest dobrowolne, ale konieczne do zawarcia umowy i korzystania z usługi.

5. Logowanie przez Google

Logowanie do behoo odbywa się przez konto Google. Usługa korzysta wyłącznie z zakresów openid, email, profile: z Google otrzymujemy adres e-mail oraz imię i nazwisko, które służą do rozpoznania konta i zalogowania. Hasło do konta Google nie jest nam przekazywane; nie widzimy go i nie przechowujemy.

Użytkownicy, którzy korzystali z programu przed uruchomieniem rejestracji w behoo, mogą nadal logować się hasłem. W ich przypadku przechowujemy hasło wyłącznie w postaci nieodwracalnego skrótu.

Google przetwarza dane logowania we własnym zakresie jako dostawca tożsamości. Dane klientów warsztatu nie są przekazywane Google w ramach logowania.

6. Cele i podstawy przetwarzania

Dane użytkowników i dane firmy — Operator jako administrator:

• zawarcie i wykonanie umowy o korzystanie z behoo: założenie konta, logowanie, uprawnienia, obsługa zgłoszeń (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
• sprawdzenie, czy rejestrujący się podmiot jest przedsiębiorcą, oraz bezpieczeństwo usługi i kont (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Operatora);
• wysłanie zaproszenia pracownikowi na polecenie właściciela konta i obsługa konta pracownika (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• prowadzenie konta hurtowni i pokazywanie jej profilu pracowniom: wykonanie umowy o korzystanie z usługi wobec osoby zakładającej konto (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz prawnie uzasadniony interes Operatora i hurtowni, jakim jest umożliwienie kontaktu handlowego między hurtownią a pracowniami, wobec osoby do zamówień (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
• wystawianie faktur i przechowywanie dokumentów księgowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO);
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dane klientów warsztatu — cele, podstawy prawne i okresy określa warsztat. Operator przetwarza te dane wyłącznie po to, żeby udostępniać i utrzymywać funkcje behoo, w granicach umowy powierzenia i poleceń warsztatu.

Nie podejmujemy wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne, i nie profilujemy użytkowników.

7. Wiadomości e-mail

Jedyną wiadomością wysyłaną automatycznie przez usługę jest zaproszenie pracownika: wysyłamy je w imieniu warsztatu na adres podany przez właściciela konta. Zaproszenie jest ważne 14 dni. Adres nadawcy: kontakt@behoo.eu.

Nie wysyłamy newsletterów ani wiadomości reklamowych. Usługa nie wysyła automatycznych wiadomości do klientów warsztatu.

8. Odbiorcy danych i dostawcy

• ADMIN.NET.PL Tomasz Rzepka Arkadiusz Nowara S.C. (MyDevil.net) — serwer usługi i skrzynki pocztowe @behoo.eu, w Polsce.
• OpenAI Ireland Limited — opcjonalne funkcje AI, po ich włączeniu przez warsztat, oraz odczyt publicznej strony firmy przy uzupełnianiu jej karty (punkt 9).
• Google Ireland Limited — wyłącznie logowanie przez Google: adres e-mail oraz imię i nazwisko użytkownika. Google nie otrzymuje w tym procesie danych klientów warsztatu.
• Dostawca usługi powiadomień push przeglądarki użytkownika (zależnie od przeglądarki, np. Google, Apple, Mozilla) — wyłącznie wtedy, gdy użytkownik włączy powiadomienia: przez tę usługę przechodzi krótki tekst powiadomienia o nowej wiadomości w czacie.

Profil zatwierdzonej hurtowni, w tym dane osoby do zamówień, oraz jej cennik widzą zalogowane pracownie korzystające z behoo. Nie pokazujemy ich klientom końcowym i nie publikujemy w internecie. Gdy pracownia otworzy profil hurtowni, hurtownia widzi nazwę i miejscowość tej pracowni — nic więcej.

Kopie zapasowe na komputerach i dysku sieciowym Operatora są jego własną infrastrukturą. Operator nie korzysta z zewnętrznych usług statystyki, reklamy, SMS ani płatności i nie sprzedaje danych.

9. Funkcje AI i przekazywanie danych poza EOG

Funkcje AI są opcjonalne: analiza zdjęć pomieszczeń (odczyt wymiarów i wyposażenia), sprawdzanie projektu, odczyt faktur, instrukcji urządzeń i schematów. Działają tylko po włączeniu przez warsztat i w ramach jego miesięcznego budżetu. Jeżeli warsztat nie włączył AI, materiały nie są wysyłane do dostawcy AI.

Do dostawcy AI trafiają materiały: zdjęcia pomieszczeń, szkice i dokumenty. Imię, telefon, e-mail i adres klienta nie są dołączane do zapytań. Same materiały mogą jednak zawierać dane osobowe. Oznaczenie „bez AI” przy pomiarze lub zleceniu blokuje użycie AI dla powiązanych z nim materiałów.

Przetwarzanie przez OpenAI może wiązać się z przekazaniem danych do USA. Podstawą przekazania jest EU–US Data Privacy Framework, a w pozostałym zakresie standardowe klauzule umowne.

Odczyt oficjalnej strony firmy (od 22 października 2026 r.). Kartę hurtowni albo wizytówkę pracowni można uzupełnić propozycją przygotowaną z publicznej strony internetowej tej firmy. Odczyt uruchamia Operator za zgodą firmy. Do dostawcy AI trafia wyłącznie tekst tej publicznej strony — bez danych z konta w behoo, bez danych klientów i bez cenników. Na stronie firmy mogą być dane osób kontaktowych (imię, nazwisko, telefon, służbowy adres e-mail); przetwarzamy je tylko po to, żeby zaproponować je do karty tej samej firmy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Operatora i firmy w rzetelnej karcie). Treści pobranej strony nie przechowujemy po przygotowaniu propozycji; w karcie zostaje to, co zatwierdziła osoba uprawniona.

10. Przekazanie danych na żądanie Użytkownika

Operator nie przekazuje danych firmy ani danych użytkowników innym podmiotom poza dostawcami wymienionymi w punkcie 8. Jeżeli w usłudze pojawi się funkcja, w której warsztat sam, na własne wyraźne żądanie, przekazuje wybrane dane firmy wskazanemu partnerowi, jej zasady zostaną opisane w tym punkcie przed uruchomieniem takiej funkcji.

11. Okresy przechowywania i usuwanie

Konto i dane firmy:

• przez czas korzystania z usługi;
• po zakończeniu dostępu (koniec okresu próbnego albo opłaconego okresu bez przedłużenia, rozwiązanie umowy albo usunięcie konta na wniosek firmy): przez 30 dni konto działa tylko do odczytu i pobrania danych, następnie baza danych firmy i jej pliki są usuwane automatycznie i bezpowrotnie. Do 21 października 2026 r. termin ten wynosi 90 dni; dla kont, do których dostęp zakończył się przed 22 października 2026 r., stosujemy 90 dni;
• wniosek o usunięcie konta firmy właściciel konta może wycofać przez 7 dni od złożenia;
• faktury i dokumenty księgowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.

Zaproszenia. Adres e-mail z zaproszenia, które wygasło i nie zostało użyte, usuwamy po 30 dniach od wygaśnięcia.

Konto hurtowni. Dane konta, profilu i cennika hurtowni przechowujemy do rezygnacji z konta. Po rezygnacji profil i cennik od razu przestają być pokazywane pracowniom, a dane usuwamy w terminie 30 dni, z wyjątkiem tych, które musimy zachować z mocy prawa albo dla obrony roszczeń.

Dane klientów warsztatu — zgodnie z zasadami działania programu:

• pomiar, który nie został powiązany ze zleceniem — 12 miesięcy od ostatniego kontaktu. Za ostatni kontakt program przyjmuje najpóźniejszą z dat związanych z pomiarem: jego wykonania i ostatniej zmiany, notatek i zdjęć, arkuszy notatnika, pomiarów ze zdjęć, przekazanej informacji RODO, projektu 3D tego pomiaru, oferty wysłanej e-mailem oraz zakupów przypisanych do pomiaru;
• zlecenie — 24 miesiące od montażu, liczone od późniejszej z dat: końca rezerwacji w kalendarzu montaży albo podpisania protokołu odbioru. Zlecenia bez tych dat trafiają na osobną listę do ręcznego sprawdzenia;
• po upływie okresu dla zlecenia usuwane są telefon, e-mail, opis, historia, portal klienta i materiały robocze; pozostają imię i nazwisko klienta oraz adres realizacji, obecne w umowach i dokumentach księgowych;
• umowy, protokoły odbioru, dokumenty zakupowe i paragony pozostają zgodnie z obowiązkami podatkowymi;
• plik ukrytego zdjęcia jest usuwany po 30 dniach.

Usunięcie danych klientów uruchamia ręcznie właściciel konta; przed usunięciem wykonywana jest kopia bazy, a rejestr usunięć nie zawiera danych osobowych.

Kopie zapasowe. Kopie, w których pozostały usunięte dane, są przechowywane nie dłużej niż 30 dni. Kopie nie są używane do innych celów, a dostęp do nich ma wyłącznie Operator.

12. Twoje prawa

W sprawach własnego konta i danych firmy możesz napisać na kontakt@behoo.eu i skorzystać z praw przewidzianych w RODO: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.

Jeżeli Twoje dane wprowadził warsztat jako dane swojego klienta, zwróć się przede wszystkim do tego warsztatu. Operator pomaga warsztatowi w realizacji takich żądań zgodnie z umową powierzenia.

Możesz wnieść skargę do organu nadzorczego — w Polsce do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

13. Bezpieczeństwo

W usłudze stosujemy:

• szyfrowane połączenie HTTPS dla całej strony;
• logowanie przez konto Google — Operator nie otrzymuje i nie przechowuje hasła; wcześniejsi użytkownicy mogą logować się hasłem, przechowywanym wyłącznie jako nieodwracalny skrót; ograniczenie liczby prób logowania;
• sesję trwającą 8 godzin; cookie sesyjne z ustawieniami HttpOnly, Secure i SameSite;
• uprawnienia pracowników nadawane do poszczególnych działów (podgląd albo edycja); ustawienia i usuwanie danych dostępne wyłącznie właścicielowi konta;
• udostępnianie plików klientów dopiero po sprawdzeniu uprawnień;
• przechowywanie kluczy i innych sekretów poza bazą danych;
• kopię bazy przed ręcznym usunięciem danych i rejestr usunięć bez danych osobowych.

Operator zobowiązuje się przechowywać dane każdego warsztatu w oddzielnej bazie danych i w oddzielnym katalogu plików.

14. Pliki cookie i pamięć urządzenia

Pliki cookie. behoo używa wyłącznie niezbędnych plików cookie: sesyjnego (utrzymanie zalogowania) oraz chroniącego formularze (CSRF). Nie używamy reklamowych ani zewnętrznych analitycznych plików cookie. Publiczna strona behoo nie prowadzi statystyki odwiedzin.

Pamięć urządzenia. behoo działa jak aplikacja w przeglądarce i może pracować bez połączenia z internetem. W tym celu na telefonie lub tablecie użytkownika przechowywane są:

• strony pomiaru wykonane bez internetu: numer pomiaru, zdjęcie (bez znacznika lokalizacji), rysunek i wymiary — do czasu wysłania na serwer; bez imienia, telefonu i adresu klienta;
• niezapisane linie rysunku — do czasu udanego zapisu na serwerze, nie dłużej niż 14 dni;
• techniczna kopia ekranów programu potrzebna do pracy bez sieci — bez danych klientów.

Dane te są zapisane tylko na danym urządzeniu. Przy wylogowaniu z behoo są usuwane.

Powiadomienia. Powiadomienia o nowych wiadomościach w czacie działają tylko po wyrażeniu zgody w przeglądarce; można je wyłączyć w ustawieniach przeglądarki.

Te pliki cookie i dane w pamięci urządzenia są niezbędne do działania usługi, o którą prosi użytkownik, dlatego nie wymagają odrębnej zgody.

15. Zmiany dokumentu

Aktualna wersja polityki jest dostępna na stronie behoo.eu. O zmianach, które dotyczą celów, zakresu danych, dostawców albo okresów przechowywania, informujemy właściciela konta w usłudze albo na adres e-mail do kontaktu, z podaniem daty wejścia zmiany w życie.